Logistika-osnove stručnog treninga

Rasprava oko stručnog treninga u logistici gotovo uvijek započinje sa pitanjem kako bi taj trening trebao izgledati.Kako je logistika relativno novi dio poslovanja na koji se počelo značajnije obraćati pozornost,prilično je ograničen broj ljudi koji shvaćaju da je pravilan način obuke ljudi koji rade u logistici vrlo važan,jer utječe i na financijske rezultate tvrtke,kao i na zadovoljstvo kupaca.

Prva stvar koju treba odlučiti je tema same obuke,za čiji izbor su odlučujuća dva faktora:

1.Koji nam je najveći problem u radu logistike koji bi trening trebao otkloniti
2.Raspoloživost kompetentnih predavača/voditelja koji bi tu obuku trebali provesti.

Bitno je,također,da je sama logistička tema koja će se obrađivati vrlo jasno određena,odnosno da ljudi koji će prisustvovati toj obuci unaprijed znaju koja će konkretna područja obrađivati.
Polaznike stručnog treninga u logistici također bi unaprijed trebalo upoznati makar sa osnovnom strukturom treninga,vremenom trajanja obuke u danima ili satima i tipu polaznika za koje je trening namijenjen.

Prethodno jasno definiranje sadržaja,strukture,vremena trajanja i tipu polaznika koji se očekuju na treningu o jednoj takvoj kompleksnoj temi kao što je logistika značajno će povećati efikasnost i rezultate obuke.U slučaju kada polaznik očekuje da će tema obuke biti izbor najpovoljnijih prijevoznika i da cijela obuka traje 3 sata rezultati će biti nikakvi ako stvarna situacija bude takva da obuka traje cijeli dan,a da se sam izbor prijevoznika niti ne spomene.

Ne manje važno je i to da predavač mora biti upoznat sa profilom polaznika koji se očekuju na treningu nekog područja iz logistike,kako bi mogao primjeniti adekvatan pristup,alate i način održavanja treninga.

Skladišna logistika

Skladišna logistika podrazumijeva distibuciju robe u skladištu,kao i ostale operativne radnje potrebne za nesmetano funkcioniranje radnih procesa u skladištu.Kao karika koja povezuje fizičku dopremu robe od dobavljača i fizičku otpremu robe kupcima skladišna logistika je ključna točka na kojoj se mjeri efikasnost supply chain managementa.Stalno optimiziranje i poboljšavanje skladišne logistike stoga je ključno u skraćivanjima vremena dopreme/dostave,boljem planiranju i vođenju politike zaliha,povećanju zadovoljastva kupaca i slično,utječući time na smanjenje ukupnih troškova tvrtke,kao i povećanju njenih prihoda,

Značajno povećanje prihoda može se ostvariti jednostavnim ubrzavanjem isporuke robe prema kupcu.Pogledajmo slijedeći primjer:

-Našem kupcu isporučujemo robu svakih 7 dana.Neka je prosječna vrijednost isporuke 10000 kn.Godišnji prihod od tog kupca iznosio bi 52 tjedna x 10 000kn = 520 000 kn.

Pretpostavimo da smo poboljšanjem rada skladišne logistike uspjeli skratiti vrijeme potrebno za isporuku za 1 dan.Tako ćemo istom kupcu robu isporučiti svakih šest dana,pa dolazimo do slijedeće računice:

60 isporuka (360/6) x 10 000 kn = 600 000 kn.

Iz gornjeg primjera vidjeli smo da naoko mala poboljšanja efikasnosti skladišne logistike koje se sastoji od ubrzanja isporuke za 1 dan donosi tvrtki značajan prihod od 80000 kn godišnje SAMO OD JEDNOG KUPCA!!! Ako pomnožimo to povećanje prihoda sa brojem kupaca koje ima tvrtka rezultati su zapanjujući.

Logistika - managerska rješenja

Logistički posao u svijetu je u stalnom,relativno velikom porastu.Kako bi povećali efikasnost logističkog poslovanja i smanjili troškove manageri logistike ubrzano prihvaćaju i uvode nove tehnologije.Također,ogromno povećanje dostupnosti raznih informacija omogućili su lakše pronalaženje,uvođenje i poboljšavanje raznih metoda rada u logistici.Tako logistika postaje dio poslovanja koji je značajno više integriran sa ostalim dijelovima ukupnog poslovanja tvrtke nego prije samo nekoliko godina.

Logistika je,također,postala dio poslovanja koji je značajno povećao svoju orijentaciju na krajnjeg kupca.Tako je pred managere logistike postavljen novi zadatak,jer se kupcu sve više treba prilagođavati u dijelovima poslovanja kao što su:

-vrijeme isporuke
-cijena isporuke
-nuđenje kompletnog riješenja supply chain managementa
-skraćivanje ukupnog vremena potrebnog za izvršenje posla i sl.

Zbog svega navedenog

-izbor IT tehnologije koja će se koristiti u logističkom poslovanju,
-implementacija te tehnologije uz minimalne troškove,
-izbor i edukacija zaposlenika u logistici,
-konstantna kontrola troškova logističkog poslovanja

postaju najznačajniji/najvrijedniji zadaci kojima se manager logistike mora baviti,dok se vrijeme utrošeno na poslove operativnog rada značajno smanjuje. Veće tvrtke u Hrvatskoj tako više nemaju samo voditelja logistike, nego zapošljavaju ljude na radna mjesta direktora ili planera logistike koji cijeli posao vode na jednoj "višoj" razini,a oni zatim daju naloge onima koji će njihove zamisli operativno odraditi.

ULAZ ROBE U SKLADIŠTE

Kao i svaku aktivnost koja se redovno ponavlja u poslu i ulaz robe u skladište,kao jednu od osnovnih aktivnosti kojom se zaposleni u skladištu bave,neophodno je formalizirati.To znači donijeti neka jasna pravila kojih se moraju pridržavati zaposlenici u skladištu koji obavljaju posao ulaska robe u skladište,te po mogućnosti napisati proceduru u kojoj se objašnjava svaki korak tog procesa.

Cilj procedure je formalizirati proces ulaska robe u skladište,od trenutka dolaska dobavljača sa robom koja se isporučuje,preko iskrcaja i izrade ulaznog dokumenta,pa do trenutka smještanja te robe na pozicije u skladištu.

Sam postupak ulaska robe sastoji se od slijedećih koraka:

Korak 1.Djelatnik na ulazu robe dužan je ,nakon što je obavješten o vremenu isporuke,te vrsti i količini robe koja će se dostaviti u skladište,organizirati dovoljan broj ljudi za iskrcavanje robe koja ulazi u skladište,kao i dovoljan broj ljudi koji će tu robu,po potrebi,deklarirati,prepakirati,sortirati i sl.

Korak 2.Djelatnik na ulazu robe uzima popratni dokument od dostavljača (kod domaćih dobavljača najčešće otpremnica,faktura ili prijevoznica,kod uvoza najčešće CMR ili kargo lista) organizira iskrcavanje robe i kontrolira da li su količine navedene na popratnom dokumentu stvarno i iskrcane.


U slučajevima kad je roba pristigla bez popratnog dokumenta potrebno je prije prijema robe u skladište obavijestiti odjele tvrtke koji su organizirali tu dostavu (odjeli nabave,logistike,uvoza i slično).

Korak 3.Nakon iskrcaja robe u skladište i provjere da li vrsta i količina robe odgovara vrsti i količinama na popratnom dokumentu osoba koja je odgovorna za zaprimanje robe u skladište ovjerava popratni dokument i daje ga dostavljaču koji je robu dovezao,zadržavajući za sebe jednu kopiju dokumenta.

Korak 4.Ako se količina i vrsta robe iskrcane u skladište razlikuju od vrste i količine robe navedene na popratnom dokumentu sastavlja se zapisnik o neusklađenosti,koji ovjeravaju djelatnik na ulazu robe i dostavljač.


Korak 5..Nakon iskrcaja djelatnik ulaza robe daje popratne dokumente osobi koja je zadužena za zaprimanje robe u sistemu i stavljanje robe na stanje skladišta.Ovisno o organizacijskoj shemi tvrtke to može biti netko iz odjela uvoza,nabave,računovodstva,logistike ili netko unutar samog skladišta.Važno je da se na stanje skladišta stavljaju samo STVARNO PRISTIGLE KOLIČINE.


Korak 6. Nakon zaprimanja pristigle robe na stanje skladišta robu je potrebno pozicionirati na pozicije unutar skladišta.O načinu i procedurama pozicioniranja robe unutar skladišta više u slijedećim postovima.

Voditelj skladišta

Kako sam pisao u ranijim postovima veliki dio radnog vremena ljudi koji se bave logistikom vrlo vjerovatno će biti potrošen u poslovima vezanim sa radom skladišta.Ponekad je voditelj logistike nadređen voditelju skladišta,dakle samo kontrolira njegov rad i pomaže mu u njemu,a ponekad je voditelj skladišta više-manje jedina osoba u tvrtki koja se bavi logistikom,pa organizira i transport u/iz skladišta.

Iako je u Hrvatskoj još prisutan veliki dio predrasuda o skladištarima kao polupismenim,neinteligentnim osobama to je čak i u Hrvatskoj daleko od istine (makar za ozbilljne tvrtke).Sve češće se za neku rukovodeću funkciju u skladištu ili logistici kod zapošljavanja stavlja kao obavezan uvjet završen fakultet ili makar dugogodišnje iskustvo u sličnim poslovima.
Tako se kao znanja i osobne karakteristike koje bi kvalitetan voditelj skladišta trebao imati najčešće nabrajaju:

1.Da je voditelj skladišta sposoban koordinirati sve aktivnosti u skladištu uključujući prijem i isporuku robe, skladištenje proizvoda i materijala, njihovu zaštitu od vremenskih utjecaja, fizičku manipulaciju i transport po skladištu te pakiranje za isporuku, održavajući visoku razinu kvalitete proizvedenih proizvoda.
2.Voditelj skladišta je odgovoran za redovito praćenje i održavanje zaliha proizvoda u dovoljnoj količini i kvaliteti u skladu s minimalnim razinama zaliha zbog neometane prodaje, za držanje proizvoda i materijala u dobrom stanju štiteći ih od vremenskih utjecaja u skladu s proizvođačkim uputama, za poduzimanje sigurnosnih mjera s obzirom na opasne proizvode, za kontroliranje kvalitete i količine ulaznih i izlaznih proizvoda u skladište, za isporuku proizvoda kupcima vlastitim vozilima ili vozilima drugih prijevoznika,te za provođenje mjera zaštite na radu.

U održavanje razine zaliha na skladištu ubraja se: Održavanje razine zaliha na skladištu je ispunjeno kad Voditelj skladišta učinkovito održava razine zaliha proizvoda i materijala u skladu s minimalnim razinama zaliha u svrhu neometane prodaje i da niti jedan proizvod ne stoji u skladištu duže od vremena trajanja.
Glavni zadaci:
• Dnevno praćenje stanja zaliha
• Održavanje dovoljnih količina proizvoda u dobroj kvaliteti za potporu prodaji u skladu s minimalnim razinama zaliha
• Učinkovita manipulacija i transport proizvoda unutar skladišta
• Maksimiziranje upotrebe skladišnog prostora i pristupa proizvodima i materijalima

Čuvanje kvalitete zaliha: Čuvanje kvaliteta proizvoda je ispunjeno kad voditelj skladišta drži zalihu proizvoda i materijala u dobroj kvaliteti, štiteći ih od vremenskih utjecaja i poštujući preporuke proizvođača o skladištenju i čuvanju proizvoda te poduzimajući sigurnosne mjere kod opasnih proizvoda.
Glavni zadaci:
• Zaštita proizvoda od vremenskih utjecaja i praćenje uputa proizvođača o skladištenju
• Poduzimanje sigurnosnih mjera kod opasnih proizvoda
• Kontroliranje kvalitete i kvantitete ulaznih proizvoda i materijala s obzirom na narudžbe
• Održavanje skladišta čistim i urednim


3.Voditelj skladišta je dužan obavljati i one poslovne aktivnosti koje nisu izravno njegova uža odgovornost, ali koje su funkcionalno povezane s rezultatima njegovog radnog mjesta i koje su nužne za učinkovito i nesmetano poslovanje firme, u slučaju da to trenutne okolnosti nalažu.Tu se najčešće ubraja kvalitetna komunikacija i suradnja sa odjelima tvrtke čije poslovanje dotiče i rad skladišta (odjel prodaje,odjel nabave,odjel reklamacija i sl).
Kao i svaki drugi zaposlenik pojedine tvrtke i voditelj skladišta je dužan doprinositi ostvarenju vizije i misije firme te se držati temeljnih moralnih vrijednosti i politika firme u svim svojim aktivnostima prema ostalim zaposlenicima i prema vani.


4.U tvrtkama gdje je odjel dostave/transporta integriran u rad skladišta voditelj skladišta dužan je organizirati i isporuku proizvoda.Organizacija isporuke proizvoda je ispunjena kad voditelj skladišta organizira proizvode za isporuku kupcima ili drugim dijelovima tvrtke na takav način da su pravilno pakirani, označeni i u ispravnoj količini i kvaliteti kao u narudžbi te dostavljeni korisnicima vlastitim voznim parkom ili raznim dostavnim službama.
Glavni zadaci:
• Minimiziranje potencijalnih šteta uzrokovanih transportom sigurnim pakiranjem proizvoda za isporuku
• Ispravno označavanje proizvoda tako da je jasno tko je pošiljatelj, tko je primatelj, što se točno isporučuje i kako se rukuje proizvodima u transportu
• Provjeravanje vrste, količine i kvalitete proizvoda koji se spremaju za isporuku
• Organizacija dostave proizvoda

Kao vještine koje bi kvalitetan voditelj skladišta trebao posjedovati najčešće se nabrajaju:


1.Voditelj skladišta je odgovorna i fleksibilna osoba s vrlo dobrim organizacijskim sposobnostima.

2.Voditelj skladišta aktivno se služi računalom i internetom i osoba je vješta s Windows OS-om i osnovnim MS Office aplikacijama (Outlook, Word, Excel).

3.Poželjno je,pogotovo u skladištima sa relativno malim brojem zaposlenih da voditelj skladišta ima važeću vozačku dozvolu za upravljanje viljuškarom,te da se zna koristiti svim tehničkim i tehnološkim sredstvima koji se svakodnevno koriste u radu skladišta.

4.Nužno je da je osoba koja obavlja posao voditelja skladišta sposobna koordinirati rad timova ljudi i upravljati njima