ULAZ ROBE U SKLADIŠTE

Kao i svaku aktivnost koja se redovno ponavlja u poslu i ulaz robe u skladište,kao jednu od osnovnih aktivnosti kojom se zaposleni u skladištu bave,neophodno je formalizirati.To znači donijeti neka jasna pravila kojih se moraju pridržavati zaposlenici u skladištu koji obavljaju posao ulaska robe u skladište,te po mogućnosti napisati proceduru u kojoj se objašnjava svaki korak tog procesa.

Cilj procedure je formalizirati proces ulaska robe u skladište,od trenutka dolaska dobavljača sa robom koja se isporučuje,preko iskrcaja i izrade ulaznog dokumenta,pa do trenutka smještanja te robe na pozicije u skladištu.

Sam postupak ulaska robe sastoji se od slijedećih koraka:

Korak 1.Djelatnik na ulazu robe dužan je ,nakon što je obavješten o vremenu isporuke,te vrsti i količini robe koja će se dostaviti u skladište,organizirati dovoljan broj ljudi za iskrcavanje robe koja ulazi u skladište,kao i dovoljan broj ljudi koji će tu robu,po potrebi,deklarirati,prepakirati,sortirati i sl.

Korak 2.Djelatnik na ulazu robe uzima popratni dokument od dostavljača (kod domaćih dobavljača najčešće otpremnica,faktura ili prijevoznica,kod uvoza najčešće CMR ili kargo lista) organizira iskrcavanje robe i kontrolira da li su količine navedene na popratnom dokumentu stvarno i iskrcane.


U slučajevima kad je roba pristigla bez popratnog dokumenta potrebno je prije prijema robe u skladište obavijestiti odjele tvrtke koji su organizirali tu dostavu (odjeli nabave,logistike,uvoza i slično).

Korak 3.Nakon iskrcaja robe u skladište i provjere da li vrsta i količina robe odgovara vrsti i količinama na popratnom dokumentu osoba koja je odgovorna za zaprimanje robe u skladište ovjerava popratni dokument i daje ga dostavljaču koji je robu dovezao,zadržavajući za sebe jednu kopiju dokumenta.

Korak 4.Ako se količina i vrsta robe iskrcane u skladište razlikuju od vrste i količine robe navedene na popratnom dokumentu sastavlja se zapisnik o neusklađenosti,koji ovjeravaju djelatnik na ulazu robe i dostavljač.


Korak 5..Nakon iskrcaja djelatnik ulaza robe daje popratne dokumente osobi koja je zadužena za zaprimanje robe u sistemu i stavljanje robe na stanje skladišta.Ovisno o organizacijskoj shemi tvrtke to može biti netko iz odjela uvoza,nabave,računovodstva,logistike ili netko unutar samog skladišta.Važno je da se na stanje skladišta stavljaju samo STVARNO PRISTIGLE KOLIČINE.


Korak 6. Nakon zaprimanja pristigle robe na stanje skladišta robu je potrebno pozicionirati na pozicije unutar skladišta.O načinu i procedurama pozicioniranja robe unutar skladišta više u slijedećim postovima.

Dokumenti koji se koriste u skladišnom poslovanju

Međuskladišnice

Međuskladišnica se koristiti kada robu premještamo iz jednog u drugo skladište unutar iste tvrtke (npr. sa redovnog skladišta na skladište oštećene robe),ili kad robu šaljemo partneru koji našu robu prodaje u komisiji. (o načinu prodaje robe u komisiji više drugi puta).Kod međuskladišnice se, nakon unosa svih stavki i potvrđivanja roba prenosi na drugo skladište. Na osnovu međuskladišnice ne može se obračunavati i odbiti pretporez,nego se on obračunava tek kod fakturiranja robe.

Popisne liste

Popisne (inventurne) liste se unose na početku poslovne godine te se njima određuje početno stanje skladišta. Prilikom promjene poslovne godine automatski se generira jedna popisna lista za svako otvoreno skladište.

Popisne razlike

Popisne razlike (razlike po zapisniku) omogućuju korekciju stanja skladišta uvjetovanu razlikom stvarnog i knjigovodstvenog stanja skladišta zbog kala, loma i drugih uzroka.Kod kreiranja dokumenta popisnih razlika bilo bi poželjno pozvati se na neki drugi dokument ili odluku (zapisnik o utvrđenom višku/manjku,zapisnik o lomu,odluku o količinskom usklađenju robe i slično).

Odluke

"Odluke" su razni skladišni dokumenti i poslovne odluke koje utječu na količinsko i vrijednosno stanje skladišta.

Kartice artikala

Kartice artikala pružaju informaciju o stanju pojedinog artikla na odabranom skladištu te promjenu stanja i vrijednosti artikala na skladištu u ovisnosti o skladišnim dokumentima koji su utjecali na stanje i ukupnu vrijednost pojedinog artikla na skladištu. Mogu biti prikazani i artikli čije je trenutno stanje na skladištu 0. Kartica artikla može biti ispisana za pojedini artikl ili za sve artikle na odabranom skladištu.

Promet skladišta

Promet skladišta je dokument koji prikazuje ukupni ulaz, izlaz i stanje pojedinog artikla na skladištu, po količini i novčanoj vrijednosti.

Dnevnik skladišta

Dnevnik skladišta prikazuje kronološki slijed svih promjena stanja pojedinog skladišta.

Osim ovih dokumenata često se u poslovanju koriste i razni dokumenti koji se ne kreiraju u softveru za skladišno poslovanje.Oni uključuju razno-razne reverse,izdatnice i slično,a koriste se kod slučajeva kada u sustavu nije određen dokument koji je potrebno koristiti za potrebnu operaciju.Druga karakteristika je da se takve operacije relativno rijetko dešavaju (npr. oštećenu robu šaljemo na popravak,a tvrtka/osoba kod koje je šaljemo nema u sustavu otvoreno skladište.Ne možemo joj niti fakturirati tu robu,jer ona nije kupac od kojeg ćemo imati potraživanje.Tada ispisujemo recimo revers).
Ipak,takve dokumente i operacije treba izbjegavati,jer nam utječu na fizičko stanje skladišta,a to nigdje u sustavu nije evidentirano,što značajno povećava mogućnost greške i troškova povezanih sa neusklađenim fizičkim/sistemskim lagerom skladišta.

Knjiženje skladišnih dokumenata

Knjiženje skladišnih dokumenata u financijskom knjigovodstvu ovisi o tipu pojedinog dokumenta. Neke dokumente, kao npr. otpremnice, obično nije potrebno knjižiti jer će potrebne promjene na stanjima knjigovodstvenih konta biti generirane knjiženjem pripadajućeg izlaznog računa, dok je npr. međuskladišnicu obično potrebno knjižiti kako bi se pravilno smanjio saldo konta jednog, a povećao saldo konta drugog skladišta.